P02-OG
Código de Conducta
Contenido
4 Observación de leyes y normas sociales. 4
5 Responsabilidad individual por la reputación de T-Bell Telecom.. 4
7 Seguridad, Salud y Ambiente. 5
9 Ciudadanía corporativa y donaciones. 7
10 Trato a socios de negocio, empleados públicos y otros representantes. 7
10.1 Entrega y recepción de incentivos, regalos y favores. 7
12 Mercado y comportamiento competitivo. 8
12.1 Relación e interacción con competidores. 9
12.2 Relaciones con los clientes. 9
12.3 Reuniones de asociaciones profesionales y comerciales. 9
13 Protección de activos y de información competitivamente sensible. 9
13.1 Uso privado de propiedad corporativa. 10
13.2 Manejo de Información confidencial 10
14 Evitar riesgo contractual 10
15 Reglas internas del manejo de información privilegiada. 11
15.1 Evitar posibles violaciones. 11
17 Reporte de violaciones, demandas, sanciones. 11
17.2 Reporte de violaciones. 12
18 Sistemas de Control, Vigilancia y Auditoría. 12
1 Objetivo
El objetivo de este procedimiento es establecer un mecanismo para que un empleado de T-Bell Telecom o un tercero relacionado, informe a T-Bell Telecom de la sospecha de presuntas irregularidades.
Para T-Bell Telecom, el alcance de una denuncia de irregularidades engloba la conducta requerida por la empresa según lo establecido en nuestra Política de Integridad y en cualesquiera de las otras políticas de la empresa. También abarca otros tipos de conducta ilícita, malversación de fondos y cualquier actividad que suponga o pueda suponer un peligro para el medio ambiente o para cualquier persona que trabaje para nuestra empresa.
Alcance
El presente procedimiento aplica para todo el personal de T-Bell Telecom, así como para clientes y proveedores de la empresa.
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P01-OG – Política de Integridad
P05-OG - Procedimiento de Control, Vigilancia y Auditoría
4 Observación de leyes y normas sociales
T-Bell Telecom opera sujeto a las leyes y regulaciones de la República Mexicana.. Ser un buen ciudadano corporativo significa que nosotros, los empleados de T-Bell Telecom, cumplimos con todas las leyes, reglas y regulaciones aplicables en las comunidades en las que operamos, mientras respetamos las tradiciones locales y otras normas sociales. El no hacerlo podría dañar seriamente la reputación de T-Bell Telecom y dar como resultado otras consecuencias negativas.
5 Responsabilidad individual por la reputación de T-Bell Telecom
La estima en que sea tenida T-Bell Telecom está determinada sustancialmente por el comportamiento y acciones de cada empleado, independientemente de su posición dentro de la organización. Por lo tanto, una conducta inadecuada, incluso individual, puede dañar de manera significativa la imagen de T-Bell Telecom. La integridad personal y un alto sentido de responsabilidad nos ayudan a decidir cuál es la respuesta más apropiada en una situación dada.
Siempre deberíamos preguntarnos:
- ¿Mi decisión o mi acción, está alineada con las leyes, estándares y normas relevantes y con los valores y estándares de T-Bell Telecom?
- ¿Mis acciones y decisiones están libres de conflictos de intereses en todos los casos?
- ¿Mi decisión resistiría el escrutinio público?
- ¿Con mi comportamiento, estoy contribuyendo con la reputación de T-Bell Telecom como una empresa que mantiene altos estándares éticos y legales?
Respeto por la gente
El éxito continuo de T-Bell Telecom depende de nuestro compromiso con desarrollar y utilizar los diversos talentos y energías de todos los empleados. Los empleados actuales y los potenciales son evaluados con base en principios de equidad y justicia.
La contratación, compensación y promoción de los empleados de T-Bell Telecom se lleva a cabo de acuerdo con todas las leyes y regulaciones relevantes.
Buscamos crear un ambiente de respeto mutuo, estímulo y trabajo en equipo. Valoramos un ambiente compartido que dé la oportunidad de comunicaciones abiertas, aprendizaje continuo y diversidad: estas son las fuentes de nuestra fortaleza, hoy y en el futuro. Nuestra meta es proporcionar un ambiente de trabajo que atraiga y retenga gente talentosa y altamente motivada, mientras les ayuda a alcanzar todo su potencial, independientemente de sus diferencias o similitudes.
Cada uno de nosotros es responsable de crear un ambiente de trabajo que recompense el alto desempeño y el compromiso con la excelencia, así como una atmósfera de confianza y respeto, un ambiente de trabajo productivo. También reconocemos nuestra obligación de respetar la dignidad personal y mantener el derecho a la privacidad de todos nuestros empleados, clientes y proveedores de servicios y productos.
T-Bell Telecom espera que sus colaboradores, clientes y proveedores respeten estos principios.
Seguridad, Salud y Ambiente
T-Bell Telecom y cada uno de sus empleados juegan un papel activo en hacer que las instalaciones en las que operamos sean un buen lugar para vivir y trabajar. La protección de la gente, del ambiente y la conservación de los recursos, han sido por largo tiempo parte de nuestros valores fundamentales.
T-Bell Telecom ha estado y sigue comprometida con el desarrollo sostenible y socialmente responsable, la promoción de condiciones de trabajo seguras y saludables, y la búsqueda del progreso continuo en las áreas de seguridad, salud y ambiente.
De manera específica, cada uno de nosotros debe:
- Realizar el trabajo de manera segura y mantener el lugar de trabajo en condiciones seguras.
- Reportar inmediatamente al departamento de Seguridad Industrial cualquier accidente, condiciones operativas de mal funcionamiento, condiciones peligrosas, derrames de químicos o cualquier otra condición peligrosa detectada a fin de que se puedan tomar las medidas apropiadas con prontitud, para minimizar el daño y corregir el problema.
Para todo ello, se cuenta con el M-SH - Manual de Seguridad e Higiene, en donde se detallan todas las políticas y procedimientos que deben seguirse en esta materia.
Conflicto de intereses
Exigimos, de nosotros mismos y de aquellos con quienes nos asociamos, los más altos estándares éticos. Los intereses privados y los intereses de T-Bell Telecom, deben ser mantenidos estrictamente separados. Por lo tanto, todos los empleados deberían evitar situaciones que puedan conducir a un conflicto entre sus intereses personales y los de T-Bell Telecom. Los colaboradores de T-Bell Telecom, durante los contratos con clientes actuales y potenciales, proveedores y competidores, deben actuar en el mejor interés de T-Bell Telecom, dejando de lado cualquier ventaja personal.
En particular, las siguientes situaciones pueden generar posibles conflictos de intereses:
Relaciones de negocios
• Relaciones de negocios con una empresa en la que un empleado, un familiar o un amigo de un empleado tiene participación directa indirecta en la forma de posesión significativa de acciones.
• Una transacción específica con otra compañía en la que un familiar o amigo de un colaborador tenga interés financiero asociado a la otra compañía involucrada.
• Transacciones con antiguos empleados o que involucran directamente a amigos o familiares del empleado.
En el evento de posible conflicto de intereses, deberá acatar lo indicado en la P01-OG – Política de Integridad para tener claridad en cuanto a cómo debería proceder.
Actividades privadas
La integridad y la lealtad son también indispensables en lo que respecta a las actividades privadas de los empleados que puedan ejercer algún efecto en T-Bell Telecom. Todos los empleados deben asegurar que cualquier trabajo adicional, actividad paralela o trabajo de medio tiempo haya sido previamente aprobado, por escrito, por su Director de área o por la Dirección General, si:
- Tales actividades secundarias pueden crear potencialmente un conflicto
- Esas actividades pueden dar la apariencia de un conflicto con las actividades actuales contempladas de T-Bell Telecom y sus afiliadas
- Se han de usar las instalaciones o equipo de T-Bell Telecom o alguna experiencia operativa particular ganada mientras trabaja en T-Bell Telecom.
También se debe obtener aprobación previa y escrita del Director General, en aquellos casos en que los empleados buscan llevar a cabo funciones en compañías con las que T-Bell Telecom tiene una relación comercial o contra la cual compite.
Participación social
T-Bell Telecom le da la bienvenida a la participación de los colaboradores en clubes, asociaciones, partidos políticos y otras instituciones sociales, políticas o culturales que busquen objetivos reconocidos y legalmente permitidos. Sin embargo, tal participación no debe poner en riesgo el cumplimiento de sus deberes con T-Bell Telecom como su empleador y tampoco debe impactar la alta estima en la que es tenida T-Bell Telecom. Al expresar puntos de vista privados en un espacio público, los empleados no deben hacer referencia a su posición dentro de T-Bell Telecom.
Ciudadanía corporativa y donaciones
Como ciudadano corporativo responsable, T-Bell Telecom hace donaciones financieras y materiales para apoyar instituciones sociales, iniciativas ambientales, de educación, ciencia, salud, deporte, arte y cultura.
T-Bell Telecom ha definido los criterios para donaciones y actividades de apoyo dentro del marco de su concepto internacional de patrocinio. Para cualquier donación o apoyo se debe obtener la aprobación, por escrito, de la Dirección General, y apegarse completamente a lo establecido la P01-OG – Política de Integridad
Los criterios aplicados en relación con donaciones son en esencia los siguientes:
- Necesidad
- Efecto sostenible
- Transparencia, los receptores y el propósito específico deben ser conocidos a fin de monitorear la adecuada apropiación de las donaciones
- No donaciones a partidos políticos u organizaciones religiosas
- No donaciones o apoyo a organizaciones o instituciones que no persiguen objetivos reconocidos y aceptados.
10 Trato a socios de negocio, empleados públicos y otros representantes
Esperamos que nuestros proveedores de productos y de servicios respeten nuestras normas éticas y que actúen de manera acorde.
En el mercado, T-Bell Telecom mejora su posición a través de la calidad y valor de sus productos y servicios innovadores. Tomamos decisiones sobre la base de criterios económicos conocidos, dentro de los límites de las leyes, estándares y normas relevantes.
Somos honestos en nuestro trato con otros, obedeciendo toda ley aplicable y regulación que gobierne los temas de fraude, soborno y corrupción, y evitamos incluso la presencia de conflicto de intereses.
Entrega y recepción de incentivos, regalos y favores
Para retener la confianza de otros y mantener relaciones de largo plazo, reconocemos la necesidad de evitar incluso la aparición de conflicto entre los intereses personales y los intereses de T-Bell Telecom. Como empleados de T-Bell Telecom, reconocemos nuestra responsabilidad de conducirnos de manera tal que se asegure que no surjan dependencias, obligaciones o compromisos personales. No podemos permitir ser influenciados en nuestras decisiones y acciones de negocio por ningún regalo o cualquier otro tipo de beneficio o incentivo. Se reconoce que dar o aceptar dichos regalos podría poner a T-Bell Telecom en riesgo legal, además de minar la relación con nuestros clientes y nuestra reputación.
Para este fin, ningún empleado de T-Bell Telecom puede, durante sus actividades de negocio, ya sea directa o indirectamente, exigir, aceptar, ofrecer u otorgar incentivos o recompensas que podrían ser consideradas no éticas.
Esto aplica para individuos, compañías e instituciones públicas. De manera particular, no se puede ofrecer u otorgar ningún tipo de incentivo a ningún servidor público, localmente o en el exterior. Esto aplica para todo tipo de favor, beneficio, regalo y pago o cualquier otra consideración.
La única excepción reconocida es aquella de regalos acostumbrados, ocasionales o promocionales de bajo valor para mantener las costumbres locales. También están permitidos actos de hospitalidad y otros favores en tanto sean legalmente permisibles y de bajo valor verificable. A fin de descartar cualquier sospecha de influencia en las decisiones de negocios, se aplican normas estrictas al juzgar el valor de una consideración y al decidir si dicha consideración está en línea con las costumbres locales.
Aprobación
Si los empleados desean ofrecer a alguien un regalo o favor, y si tienen siquiera la más mínima inquietud de si éste podría influenciar una decisión, deben solicitar al receptor que busque la aceptación de su supervisor. Si el destinatario se rehúsa a hacerlo, esto debe ser tomado como una indicación de que ellos mismos encuentran el regalo inapropiado.
Asimismo, los colaboradores de T-Bell Telecom deben obtener aprobación de la Dirección General para aceptar regalos o favores cuando haya dudas en si son o no apropiados.
En cualquier caso, deberá siempre apegarse a lo establecido en la P01-OG – Política de Integridad
Lavado de dinero
Ningún empleado, trabajando en solitario o en conjunto con otros, llevará a cabo ninguna actividad que vaya en contravía con regulaciones nacionales o extranjeras respecto al lavado de dinero. En caso de dudas respecto a la propiedad de las transacciones que involucran transferencia de efectivo, la Dirección Administrativa debería ser consultado en una etapa temprana.
En cualquier caso, deberá siempre apegarse a lo establecido en la P01-OG – Política de Integridad
Mercado y comportamiento competitivo
T-Bell Telecom y sus empleados están incondicionalmente comprometidos con los principios de competencia justa y deben cumplir con las leyes antimonopolio y de competencia justa.
Dado que una evaluación legal adecuada depende de las complejidades de las leyes involucradas y las circunstancias individuales de cada situación, se debería consultar a un abogado del área Jurídica de T-Bell Telecom, en caso de dudas. Sin embargo, hay conductas que típicamente constituyen una violación a las leyes de competencia:
Relación e interacción con competidores
Acuerdos con competidores y comportamiento coordinado que busca causar restricciones o limitaciones a la competencia están prohibidos.
Esto incluye acuerdos para fijar o establecer precios, cotizaciones, términos y condiciones de venta, cuotas de producción o de ventas y también el reparto o adjudicación de clientes, territorios, mercados o portafolios de productos. No solo se prohíben los acuerdos formales, sino también el comportamiento coordinado que se genere de, por ejemplo, charlas informales o acuerdos de caballeros que busquen o generen tales restricciones a la competencia.
Solo los Directores de área, con aprobación por escrito de la Dirección General están facultados para sostener interacción con empresas competidoras o sus representantes o empleados
En las discusiones con los competidores, debemos aplicar controles estrictos a fin de asegurar que no pasamos o recibimos información que permitiría llegar a conclusiones acerca del comportamiento actual o futuro del Mercado del donante de la información. Así, siempre se debe consultar a un abogado de la compañía antes de involucrarse en actividades conjuntas que involucren comunicación con los competidores. No se debería obtener o intercambiar información con un competidor referente a precios, márgenes, costos, participación en el Mercado, prácticas de propiedad interna, términos de ventas o información específica del cliente o vendedor.
Relaciones con los clientes
Las relaciones con nuestros clientes, proveedores, dueños de patentes o de licencias, están gobernadas por varias regulaciones legales que hace referencia a competencia justa. De acuerdo con estas leyes y regulaciones, los empleados de T-Bell Telecom no actuarán de modo tal que restrinjan la libertad de precios de los clientes o interfieran con las relaciones de suministro con sus socios comerciales (restricciones geográficas, personales o materiales). Los empleados de T-Bell Telecom no animarán acuerdos ilegales o de re-venta.
Reuniones de asociaciones profesionales y comerciales
En tanto que la participación en dichas reuniones, en nombre de T-Bell Telecom, puede ayudar a los objetivos corporativos, también es reconocido que la asistencia a dichas reuniones puede presentar un riesgo potencial antimonopolio/competencia justa debido al contacto con competidores durante el curso de la reunión. Los empleados de T-Bell Telecom asistirán solo a reuniones de asociaciones profesionales y de comercio legítimas, conducidas con propósitos apropiados. Es necesario que se preparen actas de reunión y que éstas estén disponibles. Cualquier información comparativa de mercado entregada debe cumplir completamente con las leyes y regulaciones aplicables. En caso de duda, se debe consultar un abogado del área Jurídica de T-Bell Telecom.
13 Protección de activos y de información competitivamente sensible
Dentro de su esfera de actividad, todos los empleados comparten la responsabilidad de proteger los activos tangibles e intangibles de T-Bell Telecom.
Los activos físicos o tangibles incluyen propiedad tales como productos de la compañía, equipos, instalaciones, vehículos, herramientas, computadores y software, cuentas bancarias, acciones y bonos, tarjetas de cargos, archivos y otros registros. Los activos intangibles incluyen activos de información, tales como información desarrollada por empleados o agentes de T-Bell Telecom que de manera general no se da a conocer al público (secretos comerciales y/o know-how), derechos de propiedad industrial, tecnologías, y otros elementos de información que son de valor, importantes y que por lo tanto necesitan protección.
La información proporcionada por los proveedores, clientes u otros socios de negocio también puede requerir protección.
En este contexto el área de Ingeniería de Proyectos e Ingeniería Post-Venta juegan un papel importante. A todos los empleados se les pide que usen los sistemas de información solo de manera ética, legal y cortés, que usen las herramientas de seguridad proporcionadas, ej. Procedimientos de encriptación y seguridad como manejo de contraseñas para proteger los datos de T-Bell Telecom.
Uso privado de propiedad corporativa
Las instalaciones, sistemas, herramientas vehículos y equipos y otra propiedad corporativa de T-Bell Telecom no deben ser usados por los empleados para propósitos diferentes a los de la empresa. Solo bajo aprobación escrita de la Dirección General se podrá hacer un uso deferente de los activos antes mencionados.
Manejo de Información confidencial
Los empleados están obligados a tratar como confidenciales todos los temas internos que no han sido aprobados para ser dados a conocer al público.
No está permitida la comunicación de información confidencial interna (por ejemplo, estrategias de negocio, resultados de investigación, información de instalaciones de clientes o contenidos de reportes internos) a personal no autorizado dentro o fuera de T-Bell Telecom. Esto aplica también a información obtenida por parte de terceros de manera confidencial. Si su trabajo requiere que usted dé a conocer información confidencial a terceros, se requiere aprobación específica de su Director de área y se debe considerar la necesidad de un acuerdo de confidencialidad, aprobado por el Departamento Jurídico de la compañía y firmado por el tercero que recibirá información confidencial. Los empleados que con base en su asociación con T-Bell Telecom, tengan conocimiento de información confidencial no autorizada para ser publicada, no deberán usar dicha información para su beneficio personal ni en beneficio de otra persona.
Evitar riesgo contractual
T-Bell Telecom toma en serio su responsabilidad con sus socios contractuales. Para evitar malentendidos y consecuencias inesperadas, el sistema de gestión de riesgos de T-Bell Telecom requiere que todos los empleados que tienen la responsabilidad de cerrar acuerdos y contratos, deberán llevar a cabo una previa evaluación de los deberes contractuales y los términos del mismo, así como del riesgo que podría presentarse a partir de dicho acuerdo. Debido a la complejidad e implicaciones legales asociadas con los acuerdos comerciales, así como al potencial de conflicto con otras relaciones corporativas, es política que el Departamento Jurídico de T-Bell Telecom esté involucrado en la preparación y revisión de todos los contratos materiales definidos por la compañía.
15 Reglas internas del manejo de información privilegiada
Las leyes y regulaciones de ”abuso de información privilegiada” no permiten que una persona compre o venda títulos de T-Bell Telecom, tales como acciones, mientras está en posesión de información ”privilegiada” o confidencial a este respecto. La información privilegiada no debería ser compartida con personas diferentes a empleados T-Bell Telecom que necesitan tener conocimiento de la misma y quienes están conscientes de sus obligaciones legales en el manejo de dicha información. Las violaciones a esta disposición pueden ser castigables con multas y prisión.
Evitar posibles violaciones
En general, la ”información privilegiada” es información que no está aún disponible para el público y que un inversionista consideraría importante a la hora de decidir si comprar o vender acciones de T-Bell Telecom.
Si bien es cierto que esta información podría afectar el precio de la acción de T-Bell Telecom, también podría afectar el precio de la acción de otra compañía que tenga una relación significativa con T-Bell Telecom. En tales casos, los empleados y personal de T-Bell Telecom deberán abstenerse de:
• comercio de valores con información privilegiada, en particular, valores de T-Bell Telecom,
• pasar dicha información a terceros y
• dar recomendaciones a terceros respecto a la adquisición y/o venta de valores sobre la base de dicha información.
En caso de duda o si no está seguro respecto si alguna información ya es de dominio público, contacte al Departamento Jurídico de T-Bell Telecom.
Prácticas contables
De conformidad con los requisitos legales existentes y con las normas contables reconocidas, los activos de T-Bell Telecom, las transacciones financieras, las posiciones operativas y los flujos de caja deben ser adecuadamente registrados y reflejados abiertamente en los registros de la compañía y en los documentos públicos. Nosotros conducimos un negocio que es consistente con todas las leyes y regulaciones aplicables. Nosotros, los empleados de T-Bell Telecom, buscamos hacer lo correcto.
Reporte de violaciones, demandas, sanciones
Las disposiciones en este Código de Conducta representan los componentes fundamentales de la cultura corporativa T-Bell Telecom. Sin embargo, no se debe interpretar este documento como uno que provee la base para exigir que T-Bell Telecom adopte un comportamiento dado. Nosotros, los empleados de T-Bell Telecom, reconocemos que aquellos empleados que violen las leyes, independientemente de si son temas del Código de Conducta u otras políticas de la compañía, pueden ser objeto de medidas disciplinarias, incluyendo la terminación de su relación laboral con la empresa. Los Gerentes de T-Bell Telecom también pueden ser objeto de medidas disciplinarias por fallar en detectar una violación en su área, si, a juicio de la Dirección General, la falla fue resultado de la supervisión inadecuada de los empleados.
Consejo
T-Bell Telecom lucha por dar a sus empleados la información y entrenamiento necesarios para ayudar a otros empleados a evitar situaciones que puedan violar la ley, el Código de Conducta u otras políticas de la compañía. Sin embargo, en caso de duda, los empleados pueden recibir consejo de sus Directores de área, del departamento Jurídico o de la Dirección General.
Reporte de violaciones
Las violaciones legales, al Código de Conducta de T-Bell Telecom o a otras políticas corporativas pueden ser presentadas a Director de área o directo a la Dirección General.
Todo reporte debe estar alineado a la ley. Cualquier persona que de manera consciente haga declaraciones falsas respecto a otra persona puede cometer un delito penal.
Represalias
La empresa no despedirá, degradará, suspenderá, amenazará, acosará o discriminará de ninguna otra manera a un empleado que reporte una violación. T-Bell Telecom tampoco tolerará ningún intento de despido a el empleado que reporte dichos temas.
Sistemas de Control, Vigilancia y Auditoría
La Dirección Administrativa es la responsable de la vigilancia del cumplimiento a este Código de Conducta, por lo que se establecen los siguientes:
Los Sistemas de control, vigilancia y auditoría del Código de Conducta y la Política de Integridad buscan prevenir y detectar cualquier ineficiencia en el programa, a través de la supervisión de todos los procesos comerciales y operacionales de T-Bell Telecom, con la finalidad de monitorear de manera constante y periódica el cumplimiento de los estándares de integridad en toda la organización.
Mediante el Procedimiento P05-OG - Procedimiento de Control, Vigilancia y Auditoría se vigila la ejecución de las actividades de la empresa. Estamos convencidos que nuestros controles restringen, impiden y mitigan cualquier incidente de corrupción y buscan identificar debilidades e irregularidades en la ejecución de las actividades de la Empresa.
Control de Cambios
Revisión | Fecha | Descripción del cambio |
1 | 14/07/20 | Creación del documento |