P01-OG

Política de Integridad

 

 



Contenido


1       Objetivo. 4

2       Alcance. 4

3       Soborno y Corrupción. 5

3.1         Definición de soborno y corrupción. 5

3.2         Política sobre el soborno y la corrupción. 5

4       Regalos e invitaciones a terceros. 7

4.1         Definición de regalos, invitaciones a terceros. 7

4.2         Política sobre regalos e invitaciones. 7

4.3         Requisitos de registro de los regalos y las invitaciones. 8

5       Patrocinios y Donaciones. 10

5.1         Definición de patrocinio y donaciones. 10

5.2         Política sobre el patrocinio y las donaciones. 10

6       Colaboración con funcionarios gubernamentales. 12

7       Lavado de dinero. 14

7.1         Definición de lavado de dinero. 14

7.2         Política sobre el lavado de dinero. 14

8       Conflictos de interés. 16

8.1         Definición de conflictos de interés. 16

8.2         Política sobre los conflictos de interés. 16

8.2.1      Relaciones personales en el trabajo: 17

8.2.2      Compromisos externos, incluido el empleo: 17

8.2.3      Relaciones económicas personales/relaciones con terceros y con la competencia. 18

8.2.4      Honorarios, comisiones, servicios y otros favores: 18

9       Investigación de antecedentes de terceros. 19

9.1         Definición de investigación de antecedentes de terceros. 19

9.2         Política en materia de investigación de antecedentes de terceros. 19

9.3         Controles prácticos adicionales. 19

10     Fraude. 21

10.1       Definición de fraude. 21

10.2       Política sobre la prevención del fraude. 21

11     Mecanismos de prevención, cumplimiento, supervisión, y rendición de cuentas. 22

11.1       Prevención. 22

11.2       Cumplimiento y Supervisión. 22

11.3       Rendición de cuentas. 22

12     Control de cambios. 23

 

 
 

 

  1. Objetivo

Esta Política de integridad establece detalladamente las reglas y responsabilidades a las que todo empleado T-Bell Telecom debe adherirse en las siguientes materias: el soborno, corrupción, regalos e invitaciones, patrocinio y donaciones, fraude, lavado de dinero, conflictos de interés, investigación de terceros y denuncias o reportes. Las políticas anteriores que cubran estos aspectos dejarán de aplicar, con la entrada en vigor de esta política, salvo por lo establecido en los documentos locales aplicables.

También establece los mecanismos de prevención, cumplimiento, supervisión, y rendición de cuentas para evitar actos vinculados con Faltas Administrativas y al Código de Ética y Conducta por parte de los colaboradores de T-Bell Telecom, en su relación de negocios con otras personas, como Entidades y Servidores Públicos, clientes, proveedores o cualquier tercero, en concordancia con los Artículos 24 y 25 de la Ley General de Responsabilidades Administrativas (LGRA) y las mejores prácticas corporativas aplicables a las empresas.

No se tolerará el incumplimiento de la Política de Integridad; El incumplimiento puede dar lugar a la adopción de medidas disciplinarias, que podrán variar en función de la gravedad del incumplimiento, mismas que podrían ir desde la cancelación de bonos del empleado, el aplazamiento de la promoción, la suspensión de empleo sin sueldo, la finalización del contrato laboral y/o denuncia ante las autoridades competentes.

  1. Alcance

La presente política aplica para todos los empleados de T-Bell Telecom, sin excepción alguna, aún y cuando sean socios o accionistas de la empresa.


 

 

  1. Soborno y Corrupción

    1.  Definición de soborno y corrupción

El soborno es la oferta, la entrega o recepción de una ventaja financiera o no financiera (como un regalo) con la finalidad de que una persona en una posición de confianza o de la que se espere un desempeño imparcial o de buena fe, se comporte de manera inapropiada. La corrupción, es el abuso del poder para obtener un beneficio privado.

El soborno y la corrupción son ilegales en todo el mundo y pueden conducir a la imposición de sanciones tanto para individuos como para empresas. Muchos organismos de seguridad persiguen los delitos de soborno y corrupción cometidos no solo dentro de su jurisdicción local, sino también en el extranjero.

El soborno y la corrupción pueden adoptar una gran variedad de formas. No se trata únicamente de sobres llenos de dinero en efectivo, sino que también puede tratarse, por ejemplo, de la contratación de un pariente a cambio de negocios. También debemos asegurarnos de que no entregamos, ofrecemos o recibimos algo que pueda ser razonablemente percibido como un soborno desde una perspectiva externa.

Aunque por lo general pueden ser los empleados de una empresa quienes cometan un soborno o se vean involucrados en prácticas corruptas, también pueden verse implicadas en ellas otras personas que trabajan en nombre de la empresa, como los representantes de ventas. Normalmente, las empresas son igualmente responsables, con independencia de si la corrupción o el soborno han sido cometidos por un empleado o por cualquier tercero relacionado.

 

  1.  Política sobre el soborno y la corrupción

T-Bell Telecom tiene una política de cero tolerancia contra el soborno y la corrupción. Esto no se debe solo a que el soborno y la corrupción sean ilegales y existan graves sanciones tanto para los individuos como para las empresas, sino también a que el soborno y la corrupción dañan el desarrollo económico y social de los países. Esto es completamente opuesto a la misión de T-Bell Telecom de lograr no solo el éxito empresarial, sino también el progreso social a través de nuestras actividades.

Esto incluye los «pagos de facilitación» que, normalmente, son pequeños pagos (incluidos pagos no monetarios, «en especie») para acelerar las acciones rutinarias gubernamentales. La única excepción para los pagos de facilitación es que la vida o seguridad de un empleado de T-Bell esté en peligro. En ese caso, se podrá realizar el pago, pero se debe informar inmediatamente a la Dirección General y registrarse apropiadamente en los libros y registros contables. De igual modo, se debe informar inmediatamente a la Dirección General sobre cualquier solicitud de soborno o de pagos de facilitación.


 

 

  1.  Regalos e invitaciones a terceros

    1.  Definición de regalos, invitaciones a terceros

El término «regalos» incluye cualquier artículo de valor, como descuentos, tarjetas de regalo, dinero en efectivo, favores, subsidios, regalos, préstamos, bienes, equipamiento o servicios.

El término «invitaciones» incluye comidas, gastos de viaje, alojamiento, formación y entretenimiento, por ejemplo, eventos deportivos.

El término «terceros» se refiere a cualquier individuo u organización ajenos a T-Bell Telecom con los que podamos entrar en contacto como parte de nuestro trabajo, incluidos, con carácter no limitativo, los clientes (actuales o potenciales), los auditores privados, los socios comerciales, los receptores de patrocinios o donaciones, los funcionarios gubernamentales, los socios en empresas conjuntas (Joint Ventures) y partes relacionadas por fusión o adquisición.

La Política de integridad no se aplica a los regalos o invitaciones ofrecidas por T-Bell Telecom a sus propios empleados.

 

  1.  Política sobre regalos e invitaciones

Para T-Bell Telecom es muy importante mantener una buena relación comercial con nuestros terceros y durante el transcurso de la relación empresarial pueden darse ocasiones para intercambiar regalos o invitaciones. Sin embargo, es fundamental que cualquier tipo de regalo o invitación ofrecido, proporcionado o recibido por un empleado de T-Bell Telecom sea legítimo, razonable y proporcional y no pueda interpretarse como un soborno o incentivo. T-Bell Telecom ha decidido establecer un conjunto de principios sobre regalos e invitaciones, confiando en el buen sentido y el comportamiento responsable de los empleados. Sin embargo, esto significa que los empleados de T-Bell Telecom deben cumplir con estas expectativas y se usarán controles y auditorías para controlar su cumplimiento. Los principios fundamentales de T-Bell Telecom para los regalos y las invitaciones son los siguientes:

No se pueden dar ni recibir regalos ni invitaciones:

  • Si se trata de dinero en efectivo o medios equivalentes (ej., descuentos, tarjetas de regalo, acciones, préstamos, dietas o servicios); o
  • Durante una licitación o negociación contractual; o fuera de los periodos de licitación o negociación contractual si es posible que se lleven a cabo licitaciones o negociaciones con la parte respectiva en el futuro cercano o si han finalizado recientemente.

Los regalos y las invitaciones deben:

  • Estar permitidos por las leyes y reglamentos aplicables;
  • Ser de un costo conforme a la ubicación geográfica;
  • Haber sido aprobados previamente por escrito por Director General de T-Bell Telecom si:
    1. se trata de un regalo superior al valor promedio (ej., una botella de vino o un libro con un costo superior al precio medio);
    2. la invitación no forma parte de las relaciones empresariales normales (ej., comidas de trabajo e invitaciones modestas a eventos empresariales. Tenga en cuenta que T-Bell Telecom no paga los viajes de los clientes o el alojamiento sin la aprobación previa por escrito del Director General, partiendo de un propósito empresarial específico, legítimo y documentado;
    3. el regalo o la invitación NO es para un funcionario de gobierno. Dado que esto se asocia normalmente con un alto riesgo de Compliance, no se permite entregar regalos a funcionarios de gobierno, con excepción de souvenirs promocionales realizados de manera masiva para cualquier cliente.
    4. es raramente proporcionado o recibido por el mismo destinatario;
  • ser proporcionados o recibidos abiertamente sin que exista la sospecha de que haya un propósito indebido o sin esperar ni solicitar nada a cambio; y
  • ser del tipo que de los que no se avergonzaría si se lo dijera a su familia o amigos o si saliera en las noticias.

 

  1.  Requisitos de registro de los regalos y las invitaciones

Cualquier entrega de regalos o invitación debe especificarse claramente como tal en todos los formularios de gastos o cualquier otro tipo de documento pertinente, indicando la persona destinataria del regalo o la invitación, su función y la empresa a la que pertenece. Se deben proporcionar recibos y facturas detalladas para justificar los gastos realizados por los artículos proporcionados como regalos de acuerdo con la Política de la empresa. Todos los regalos e invitaciones deben registrarse con la mayor precisión posible en los libros y registros de la empresa.

La Dirección General puede publicar políticas o directivas más específicas sobre los requisitos locales para los regalos e invitaciones si están alineados con las reglas que se establecen en esta Política o son más restrictivas que estas.


 

 

  1.  Patrocinios y Donaciones

    1.  Definición de patrocinio y donaciones

El patrocinio y las donaciones hacen referencia a cualquier tipo de pago en efectivo (monetario) u otro tipo de apoyo prestado en favor de un tercero utilizando los activos de T-Bell Telecom, con el objeto directo de promocionar nuestros productos, servicios o empresa (patrocinio) o proporcionando una contribución en dinero o en especie para una organización de beneficencia o comunitaria sin esperar nada a cambio (donaciones). Entre los ejemplos de actividades de patrocinio figuran los eventos deportivos o los seminarios sobre productos. A modo de ejemplo de donaciones cabe citar las realizadas en favor de organizaciones de beneficencia reconocidas para hacer frente a situaciones de emergencia, las donaciones de productos a hospitales locales en las comunidades en las que trabajamos o el voluntariado de nuestros empleados para proporcionar apoyo profesional a las organizaciones de beneficencia.

 

  1.  Política sobre el patrocinio y las donaciones

El patrocinio puede constituir un importante canal de promoción para nuestra empresa, mientras que las donaciones son uno de los diversos métodos mediante los que apoyamos a las comunidades en las que trabajamos. Sin embargo, el patrocinio y las donaciones también presentan el riesgo de que se utilicen para fines corruptos para obtener influencias empresariales indebidas. T-Bell Telecom no tolera ni permite este tipo de comportamiento. También es importante recordar que no hacemos donaciones empresariales a partidos políticos o asociaciones religiosas.

Deben seguirse varias reglas fundamentales para la participación en actividades de patrocinio y donaciones:

  • el patrocinio o la donación que se proponga debe estar en consonancia con los valores y principios expuestos en este Manual de la Organización, y deben estar permitidos de acuerdo con todas las leyes y normativas aplicables;
  • el patrocinio o la donación debe dirigirse a una organización auténtica y no a un individuo;
  • no debe existir ninguna posibilidad de que el patrocinio o la donación propuesto pudiera verse como un medio para tratar de sobornar a un tercero;
  • el socio patrocinado o la organización beneficiaria deben someterse previamente a un proceso de investigación de antecedentes antes de su aprobación;
  • tiene que haber una solicitud por escrito y un acuerdo para que se produzcan patrocinios o donaciones entre T-Bell Telecom y la organización receptora, indicando claramente el propósito de la relación y el valor del patrocinio o la donación;
  • el acuerdo de patrocinio o donación debe ser aprobado por la Dirección General y firmado por el Director de departamento correspondiente;
  • todas las actividades de patrocinio y donación deben reflejarse con exactitud en los registros contables de T-Bell Telecom.

 


 

 

  1.  Colaboración con funcionarios gubernamentales

Como parte de las operaciones empresariales habituales de T-Bell Telecom, se pueden organizar y llevar a cabo reuniones con funcionarios gubernamentales para hablar sobre temas relacionados con la actividad empresarial de T-Bell Telecom, tales como cambios en la normativa, homologación de productos, registros, inspecciones reglamentarias, etc.

Para asegurar que estas reuniones se lleven a cabo de manera adecuada y para minimizar cualquier acto incorrecto o corrupción real o percibida, deben realizarse de forma abierta y transparente. Cualquier invitación que se ofrezca debe estar vinculada al propósito de la reunión y solo debe ser nominal y acorde con los usos y costumbres, así como estar aceptada de acuerdo con las normas establecidas en el punto 10.3 citado anteriormente. Siempre que sea posible, las reuniones deben tener lugar en oficinas gubernamentales oficiales.

En general, los servicios comerciales realizados por los funcionarios del gobierno para T-Bell Telecom, tales como servicios de consultoría, no son recomendables en absoluto. La contratación de un funcionario público solo se permite si el conocimiento y la experiencia del funcionario se consideran de un valor excepcional, y si está permitido por las leyes y reglamentos locales y los códigos de conducta aplicables al funcionario de gobierno. También es necesaria la aprobación previa por escrito del empleador del funcionario de gobierno. De forma previa al establecimiento de la colaboración, deberá seguirse la directiva de investigación de antecedentes de terceros.

Para asegurar la transparencia y el control de los contactos con funcionarios del gobierno, se debe conservar toda la documentación pertinente, incluidas las autorizaciones y aprobaciones internas y externas requeridas.

Además de la orientación específica que se describe en esta y otras secciones de este documento, todos aquellos contactos gubernamentales en los que esté previsto que se produzca una transferencia de valor deben ser previamente aprobadas por la Dirección General. La documentación conservada debe detallar el objetivo de contacto mantenido, la fecha, los participantes (indicando el cargo o función desempeñada por cada uno de ellos) y el valor monetario transferido.

Entre los ejemplos de señales de alerta cabe citar, con carácter no limitativo, los siguientes:

  • el hecho de que un pago relativo a gastos gubernamentales se realice a un individuo;
  • el hecho de que pagos realizados en favor de una entidad gubernamental se realicen en efectivo en lugar de cheques o transferencias bancarias;
  • gastos de viajes para clientes, especialmente, clientes gubernamentales con los que no hay un objetivo empresarial legítimo;
  • pagos a entidades que sean propiedad o estén influenciadas por funcionarios de gobierno;
  • cónyuges que acompañen al funcionario en las visitas a instalaciones productivas en el marco de una visita técnica o de promoción de productos o servicios.


 

 

  1. Lavado de dinero

    1.  Definición de lavado de dinero

El término «lavado de dinero» se utiliza generalmente para describir el proceso de introducción de bienes procedentes de actividades delictivas en un sistema financiero legal, ocultando además su verdadera fuente.

 

  1.  Política sobre el lavado de dinero

El lavado de dinero constituye un delito en la mayoría de los países y en algunos casos, el hecho de no informar de la sospecha de lavado de dinero también puede constituir un delito. En T-Bell Telecom rechazamos cualquier intento de utilizar nuestra empresa para el lavado de dinero y solo trabajamos con clientes, terceros y patrocinios o donaciones de socios que sean legales.

Debemos asegurarnos de que contamos con un documento oficial de identificación fiscal de los terceros pertinentes antes de iniciar nuestra relación empresarial con ellos; asimismo, debemos tratar de determinar quién es el titular real del tercero.

Si se observa alguna de las siguientes señales de alarma durante el proceso de contratación con el tercero, se debe informar inmediatamente a la Dirección General:

  • si el tercero desea pagar o recibir una cantidad significativa de dinero en efectivo (ej., más de $20 000.00 MXN);
  • si la identidad del destinatario del pago no está clara; por ejemplo, si el nombre del titular de la cuenta de pago no coincide con el de la parte contratante;
  • si la transacción se realiza en o pasa por un lugar diferente de aquel en el que tiene su sede el tercero o en el que se prestaron los servicios y no existe una explicación lógica para ello;
  • si el tercero solicita que los fondos se transfieran en una divisa diferente a la especificada en el contrato o factura o que se realicen varios pagos para una única factura;
  • si el tercero se niega a proporcionar la información fiscal solicitada sin una explicación razonable;
  • si participa en el proceso un tercero ajeno sin que exista una razón ni explicación lógica para ello;
  • si se producen pagos excesivos por parte de un tercero que, posteriormente, solicita su reintegro, o se produce una cancelación o revocación de una transacción previa.
  • Cualquier otra que se encuentre prevista en la legislación local

Cuando el Interventor financiero pertinente o la Dirección General considere que ha tenido lugar o se ha intentado realizar una operación de lavado de dinero, deberán ponerse en contacto inmediatamente con la autoridad fiscal y notificar por escrito el hecho.


 

 

  1.  Conflictos de interés

    1.  Definición de conflictos de interés

Puede producirse un conflicto de interés cuando los intereses personales, sociales, económicos o políticos de un empleado puedan influir (o parezcan influir) en la lealtad del empleado de T-Bell Telecom o su capacidad para llevar a cabo sus funciones de manera objetiva para T-Bell Telecom.

Por ejemplo, si el N+1 directo de un empleado en T-Bell Telecom (o el N+2) fuera un pariente o amigo cercano, la objetividad del N+1 respecto a la capacidad, la promoción o el salario del empleado podrían verse cuestionada.

Del mismo modo, si un empleado que trabaje en la adquisición o compra de componentes o suministros tiene un interés económico, o tiene un pariente que trabaje en una empresa que preste servicios a T-Bell Telecom, la objetividad del juicio del empleado y la competitividad de los precios de los servicios podrían quedar en tela de juicio.

Igualmente, si un empleado desempeña actividades relacionadas con las actividades que realiza la empresa,  fuera de su horario laboral en T-Bell Telecom, se puede sospechar que el empleado no se centrará en sus responsabilidades en T-Bell Telecom o podría utilizar los recursos de T-Bell Telecom para el desempeño de su segundo puesto de trabajo.

 

  1.  Política sobre los conflictos de interés

Todas las decisiones empresariales que se adopten en T-Bell Telecom deben estar basadas en criterios claros, objetivos y transparentes. Cada vez que nos encontremos en una situación potencialmente conflictiva debemos preguntarnos a nosotros mismos: «¿confiaría en el juicio de alguien en mi posición que tuviera el mismo posible conflicto de interés?».

En ocasiones, los conflictos de interés son inevitables, pero con frecuencia pueden controlarse de tal manera que se mitigue el conflicto. Por ejemplo, retirando a un encargado de recursos humanos del proceso de selección al que se ha presentado un amigo.

Lo más importante es que declaremos los posibles conflictos y que se gestionen correctamente con el fin de mitigarlos. Es obligatorio que cualquier empleado de T-Bell Telecom con un posible conflicto de interés documente cómo se ha controlado este último. Los empleados de T-Bell Telecom deben seguir las siguientes reglas:

  • los candidatos deben declarar a la Dirección General si tienen algún conflicto de interés antes de incorporarse a T-Bell Telecom;
  • los empleados actuales de T-Bell Telecom deben declarar inmediatamente cualquier conflicto de interés a su jefe directo, que trabajará con ese empleado para resolver el conflicto informando de cualquier problema al Director General. El empleado también puede decidir informar de ello directamente a la Dirección General;
  • cuando se produzca un conflicto de interés relacionados con el abastecimiento de bienes o servicios de un tercero, se debe respetar el mismo proceso. Para resolver esa situación de conflicto de interés es posible:
  • abstenerse de adquirir esos bienes/servicios;
  • retirar del proceso de contratación a la persona que presente el conflicto de interés;
  • buscar ofertas competitivas en el mercado para determinar si el valor de mercado es apropiado para T-Bell Telecom y solicitar la aprobación independiente del jefe del departamento correspondiente.

 

  1.  Relaciones personales en el trabajo:

Los empleados de T-Bell Telecom no deben:

  • tener una relación de supervisión, subordinación o control (que les permita, por ejemplo, influir en las condiciones laborales) con personas con las que tengan un vínculo estrecho;
  • estar involucrados en cualquier decisión de contratación de personas con las que tengan un vínculo estrecho (incluida la contratación externa/interna y los traslados internos).

 

  1.  Compromisos externos, incluido el empleo:

Los empleados de T-Bell Telecom no deben tener ningún tipo de compromiso, remunerado o no con:

  • un socio comercial o un competidor de T-Bell Telecom, a menos que cumpla un propósito comercial para T-Bell Telecom, no influya (y no pueda percibirse que influye) en el criterio empresarial del empleado T-Bell Telecom y haya sido previamente autorizado por la Dirección General;
  • cualquier otra persona o empresa si ello afecta a su rendimiento en T-Bell Telecom.

 

  1.  Relaciones económicas personales/relaciones con terceros y con la competencia

Los empleados de T-Bell Telecom no deben:

  • poseer ninguna participación igual o superior al 10 % en cualquier empresa que sea de la competencia o haga negocios con T-Bell Telecom;
  • llevar a cabo actividades comerciales de T-Bell Telecom con cualquier otra entidad en la que tenga una participación o afiliación sustancial;
  • actuar como un funcionario remunerado o como asesor o consultor de cualquier persona, cliente activo o potencial, competencia u organismo gubernamental.
  • Realizar, por su cuenta o para terceros, las mismas actividades para las que está contratado en T-Bell Telecom.
  • Utilizar, proporcionar o prestar el uso a terceros, de las certificaciones o títulos  obtenidas durante el tiempo laborado en T-Bell Telecom
    1.  Honorarios, comisiones, servicios y otros favores:

Los empleados de T-Bell Telecom no deben, ya sea directa o indirectamente:

  • solicitar o recibir honorarios, comisiones, servicios u otros favores de cualquier cliente o socio comercial de T-Bell Telecom, real o potencial, o de la competencia.


 

 

  1.  Investigación de antecedentes de terceros

    1.  Definición de investigación de antecedentes de terceros

El término «investigación de antecedentes de terceros» se refiere a los controles de ética y compliance realizados a socios comerciales, clientes y beneficiarios de patrocinios, donaciones o subvenciones y mediante un proceso separado, socios potenciales de empresas conjuntas (joint ventures), terceros relacionados por fusión o adquisición, con el fin de asegurarnos de que comparten nuestros principios empresariales.

 

  1.  Política en materia de investigación de antecedentes de terceros.

Todas las empresas necesitan colaborar con terceros para llevar a cabo sus actividades. Sin embargo, la colaboración con un socio corrupto o no ético expondría a T-Bell Telecom a riesgos significativos de Compliance, financieros y de reputación. Por lo tanto, es fundamental que sepamos con quién estamos tratando, que estemos seguros de que nuestros asociados comparten los mismos principios de negocio que nosotros y que los términos contractuales y de remuneración sean adecuados para proteger a T-Bell Telecom.

En consonancia con las mejores prácticas y las orientaciones jurídicas internacionales, T-Bell Telecom adopta un enfoque basado en el riesgo en lo que se refiere a los terceros que necesitamos investigar. Esto nos permite gestionar mejor nuestros recursos y centrarnos en las áreas que contengan el mayor riesgo.

Para supervisar y controlar nuestros riesgos de manera apropiada, nuestro objetivo es llevar a cabo el control antes de iniciar una colaboración con terceros relevantes y, posteriormente, repetir dicho control al cabo de un máximo de tres años.

 

  1.  Controles prácticos adicionales

Además de comprobar que los posibles terceros con los que trabajamos comparten nuestros principios empresariales, también debemos asegurarnos de llevar a cabo los controles prácticos apropiados para prevenir conductas que no sean éticas. Estos incluyen:

  • exigir a los terceros con los que vayamos a trabajar que firmen nuestro Código de conducta para Socios de negocio;
  • asegurarnos de que los terceros con los que vayamos a trabajar hayan firmado un acuerdo con nosotros con arreglo a los requisitos de las autoridades competentes, en el que se establezcan los servicios requeridos que esperamos obtener de ellos y la prueba de que esos servicios se prestan realmente (por ej., informes mensuales de actividad en el caso de los terceros de alto riesgo);
  • implantar medidas de indemnización que sean razonables, estén justificadas y claramente establecidas en los contratos u otro tipo de acuerdo por escrito;
  • la realización de auditorías a terceros de alto riesgo, según sea necesario;
  • establecer unos términos contractuales claros; T-Bell Telecom debe evitar siempre cláusulas contractuales excesivamente largas o confusas con terceros de riesgo.

En documento por separado y específico figura un proceso de investigación de antecedentes de terceros y los procedimientos relacionados.


 

 

  1.  Fraude

    1.  Definición de fraude

El fraude puede definirse como cualquier acto deshonesto intencionado o deliberado con el propósito de obtener un beneficio personal. Se trata de una actividad delictiva.

El fraude incluye acciones que van desde el robo directo de activos de T-Bell Telecom para la malversación, el mal uso de la propiedad, la corrupción, los conflictos de interés (fraude de «cumplimiento»), alteración de registros financieros o de otro tipo, información falsa, la manipulación de los libros o los controles internos (fraude «financiero»), el incumplimiento de la política de T-Bell Telecom (fraude de «gastos»), o cualquier acto no autorizado que resulte directa o indirectamente en beneficio económico del autor o de terceros. También constituyen un fraude el caso en el que un proveedor nos proporciona materiales que no coinciden con los solicitados por T-Bell Telecom, el etiquetado incorrecto de productos y el uso de información privilegiada (fraude «reglamentario»).

 

  1.  Política sobre la prevención del fraude

T-Bell Telecom no permite el fraude bajo ningún concepto. Todas las áreas están obligadas, de conformidad con los controles T-Bell Telecom, a poner en práctica todos los elementos del programa de lucha contra el fraude de la empresa. Los empleados de T-Bell Telecom deben informar de cualquier sospecha de fraude o conducta financiera indebida inmediatamente, ya sea a su jefe inmediato o a la Dirección Jurídica o Dirección General. Si las opciones anteriores no resultan apropiadas, también pueden realizar su denuncia/queja siguiendo el P02-OG – Procedimiento para realizar una denuncia/queja

 


 

 

  1.  Mecanismos de prevención, cumplimiento, supervisión, y rendición de cuentas 

    1. Prevención.

Para evitar que los colaboradores, directivos, socios, accionistas y terceros interesados caigan en alguno de los supuestos mencionados en los puntos 3 al 10 de esta Política, se establecerán los siguientes mecanismos de prevención:

A todo colaborador que ingrese a laborar a la empresa, sea con contrato de planta, temporal, practicante o de Servicios Social se le dará capacitación acerca del M-OG - Manual de la Organización, esta P01-OG - Política de Integridad, el P02-OG - Código de Conducta y el P03-OG – Reglamento Interior de Conducta.

Esta capacitación será dada al ser contratado, y anualmente, en concordancia con lo establecido en el P02-AD - Plan de Capacitación.

  1. Cumplimiento y Supervisión

Para asegurar el adecuado cumplimiento de los documentos mencionados en el punto 11.1 de esta Política, la Dirección Administrativa será la responsable de supervisar su cumplimiento, obteniendo evidencia de las capacitaciones realizadas y atendiendo de manera directa las denuncias presentadas de acuerdo con el P04-OG

Procedimiento para realizar Denuncias.

  1. Rendición de cuentas

Anualmente, la Dirección Administrativa deberá presentar, a la Dirección General, un informe del adecuado cumplimiento de los documentos mencionados en el punto 11.1 de esta Política, así como la atención y seguimiento realizado a las denuncias presentadas y las acciones preventivas y correctivas tomadas.


 

 

 

  1. Control de cambios

# REVISIÓN

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

FECHA

1

Creación del docto.

02/Dic/2019